MENGAPA PERLU PEMBENTANGAN LAPORAN DALAM MESYUARAT

31 Dis 2019

Dalam sesuatu mesyuarat ada dua agenda yang memerlukan ahli (ahli yang diberi tugasan) untuk menceritakan (melapor) tindakan-tindakan yang telah diambil. Agenda ini ialah pada agenda Perkara berbangkit dan agenda Laporan. Lazimnya agenda diatur sebagai agenda ke 3 dan ke 4. Agenda ini kebiasaannya dinyatakan seperti berikut:

• Perkara berbangkit dari minit

• Laporan Setiausaha/Bendahari/Biro/Jawatankuasa Kerja dll

Pada agenda Perkara bangkit, ia adalah merupakan ruang dimana mesyuarat ingin mendapat maklumat mengenai tindakan yang bersifat perkara-perkara semerta dan ringkas. Manakala agenda Laporan adalah pembentangan laporan isu yang bersifat berpanjangan dan berulang pada mesyuarat akan datang. Terrdapat juga keadaan dimana isu yang sepatutnya dibentang pada agenda Perkara berbangkit dipindahkan kepada agenda Laporan. Ini berlaku sekiranya isu berkaitan ada kaitan diantara satu dengan lain. Apabila keadaan ini berlaku, maka pegawai yang bertanggungjawab akan memaklumkan kepada Pengerusi:

Tuan Pengerusi, saya akan melaporkan perkara tersebut didalam agenda Perkara berbangkit

Tindakan ini akan menjimatkan masa mesyuarat dan dalam masa yang sama ahli-ahli akan dapat memberi tumpuan apabila pembentangan dibuat. Dua agenda ini (Perkara berbangkit dan Laporan) adalah sebab utama kenapa mesyuarat diadakan. Ia merupakan elemen followup dan follow through (tindakikut) ke atas arahan mesyuarat. Jika agenda-agenda ini tiada dalam agenda mesyuarat, maka sesi mesyuarat akan menjadi satu perjumpaan bersembang dan tiada hala tuju. Maka timbullah soalan, lepas ni nak buat apa atau what’s next……

ACARA PERMASYHURAN AHLI LEMBAGA WARIS AMANAH 2020-2025

28 Dis 2019

Pada tarikh 31 Disember 2019, tempoh perkhidmatan semua Ahli Lembaga Waris Amanah, Pengerusi Lembaga Beradat Kebangsaan dan Pengerusi Majlis Gurulatih Kebangsaan akan tamat. Tindakan melantik pegawai-pegawai bagi mengisi jawatan utama adat pada peringkat kebangsaan ini perlu disegerakan supaya tidak mengganggu penggubalan dan pelaksanaan dasar-dasar Silat Seni Gayong Malaysia pada semua peringkat pengurusan.

Perlantikan mengikut prinsip back to back perlu dititikberatkan supaya tidak berlaku pause dalam pengurusan terutamanya yang memerlukan direction dari pusat yang kadangkala dijadikan alasan untuk tidak bertindak oleh setengah-setengah pihak atas alasan pengurusan atas tidak memberi maklumbalas. Ini sudah tentu akan menjejaskan kelicinan penyelesaian sesuatu isu, apatah lagi jika isu yang dihadapi bersifat kritikal dan memerlukan perhatian segera (immediate attention).

Pada 11 Jan 2020 jam 1430 ini bertempat di Kuala Lumpur International Hotel (KLIH), Jalan Raja Muda, Kuala Lumpur. Seramai 7 orang Ahli Lembaga Waris Amanah akan menerima watikah masing-masing. Disamping itu Pengerusi Lembaga Beradat Kebangsaan dan Pengerusi Majlis Gurulatih Kebangsaan akan turut menerima watikah menjalankan tugas dan tanggungjawab bagi tempuh 2020-2025. Dalam masa yang sama seramai 4 orang Pegawai Perlapis Perlimau akan menerima watikah sebagai Wakil Perlimau.

Majlis ini akan dihadiri oleh YBhg Hajah Siti Fadzillah Dato’ Meor Rahman, Waris Mutlak dan YBhg Datuk Hj Mohd Haniff Haji Koslan Timbalan Imam Khalifah Agong Silat SEni Gayong Malaysia bagi menyaksi dan menyampaikan watikah.

LETTERHEAD LEMBAGA BERADAT BERSTATUS MEMO DALAMAN

26 Dis 2019

Letterhead yang di established oleh sesuatu organisasi adalah merupakan lambang dan jati dirinya. Mana-mana pihak tidak boleh mengguna Letterhead yang sudah didaftarkan itu untuk sebab-sebab lain. Jika ada jabatan atau unit dibawah organisasi berkenaan pun dilarang untuk menggunakannya. Jika terdapat keperluan hubungan dalaman, maka hendaklah jabatan atau unit mengguna edaran berstatus MEMO. Apabila perlunya hubungan luar dibuat, maka jabatan atau unit terpaksa meminta SUA mengeluarkan surat kerana berkenaan mengguna letterhead rasmi.

Perkara yang diterangkan di atas sudah menjadi perkara yang difahami dan protokol amalan semua pentadbir yang pernah menguruskan sebuah pertubuhan atau gerakan NGO, malahan ia juga adalah protokol dalam organisasi kerajaan. Semua dokumen hubungan Lembaga Beradat Kebangsaan adalah berstatuskan MEMO DALAMAN, kerana ia dikeluarkan untuk tujuan menyampaikan maklumat kepada badan pengurusan dalaman. Tidak ada pun surat yang dikeluarkan oleh Lembaga yang ditujukan kepada badan luar sama ada kepada agensi kerajaan mahupun NGO.

Surat yang dikeluarkan oleh Lembaga hanyalah berkisar dalam kalangan pengurus-pengurus adat pusat dan negeri, iaitu yang berada dalam rumah Silat Seni Gayong Malaysia. Dalam membina jati diri pengurusan hal adat, maka MEMOnya dihiasi dengan desain dan grafik tersendiri, supaya memudahkan penerima mengenal pasti surat itu dari mana sumbernya.