18 Nov 2019
Menulis catatan mesyuarat adalah satu urusan yang sukar dilaksanakan oleh kebanyakan urus setia mesyuarat. Ia boleh disebabkan tidak ada ilmu,tidak ada kemahiran, tiada masa, rasa tidak penting, malas dan pelbagai lagi alasan. Walau apapun alasan, catatan atau dirujuk sebagai minit adalah merupakan perkara yang paling asas hasil dari sesuatu mesyuarat. Dalam dokumen inilah terkandungnya maklumat untuk makluman ahli dan keputusan yang dibuat atas persetujuan ahli. Perkara-perkara ini akan dijadikan sebagai rujukan di dalam mesyuarat seterusnya. Jika tindakikut (followup) dibuat atas makluman dan keputusan, maka barulah ahli yang bertanggungjawab dapat membentangkan perkembangan (progress) yang telah dicapai dannmesyuarat akan dapat merancang tindakan selanjutnya.
Kadangkala, malahan banyak kali berlaku mesyuarat terus menerus membincangkan isu yang sama seperti yang dibincangkan dalam mesyuarat yang lalu. Ini berlaku kerana terdapat ahli baru yang hadir, dan yang memburukkan lagi jika mesyuarat kali ke dua dipengerusikan oleh orang yang berbeza, dan dalam masa yang sama pula tidak ada catatan atau minit mesyuarat yang lalu dibentangkan. Mesyuarat berada dalam keadaan running on the spot (berlari setempat), peluh mencurah-curah tapi tak bergerak ke mana-mana.
Lembaga Beradat Kebangsaan menyeru supaya setiap mesyuarat yang dikendalikan jadikanlah perkara menyediakan catatan atau minit sebagai perkara wajib. Kandungan catatan hanya perlu menjawab perkara-perkara berikut untuk menyediakannya:
Tajuk mesyuarat
Tarikh
Tempat dan masa
Nama Pengerusi
Senarai ahli yang hadir (dan yang tidak hadir)
Perkara yang dimaklumkan
Perkara yang diputuskan
Susahkah untuk menjawab soalan-soalan ini demi untuk melicinkan pengurusan organisasi? Urusannya mudah, cuma sikap sahaja yang menghalangnya. Tak pandai mengarang, mulalah mengarang. Segala permulaan bermula dari langkah yang pertama.