11 Mac 2020
Bagi memantapkan pengurusan organisasi pegawai-pegawai yang dilantik mestilah melalui proses lantikan yang jelas disamping ditentukan tugas mereka secara khusus. Dalam masa yang sama juga dinyatakan akan tarikh bermula kuasa menjalankan tugas dan tarikh tamat (tempuh). Langkah ini dapat meningkatkan kualiti pengurusan terutamanya dalam menimbulkan keyakinan ahli dan agensi-agensi luar kepada organisasi. Amalan melantik orang-perseorangan melalui lafas atau lisan dalam mesyuarat tanpa diikuti dengan proses pengesahan rasmi (legitimate evidence) menggambarkan pentadbiran yang lemah. Rangkaian proses yang perlu dilalui ialah:
Pencalonan
Sokongan
Lantikan
Aku Janji
Watikah
Pencalonan
Pencalonan seseorang juntuk memegang jawatan hendaklah merupakan pihak yang akan menerima perkhidmatan dari pihak yang dicalon. Pencalonan itu sebaiknya datang dari sebuah badan atau kumpulan yang mempunyai autoriti untuk membuat sedemikian. Justeru perlu di teliti dahulu siapkah yang mencalonkan sebelum memberipertimbangan sokongan atau kelulusan.
Sokongan
Pihak yang memberi sokongan adalah satu badan atau orang perseorangan yang diberi kuasa untuk membuat keputusan menyokong pencalonan yang dikemukakan. Pertimbangan dibuat berdasarkan kepada fakta-fakta (kritiria) seperti pengalaman, pengetahuan, jasa, keperibadian dan sebagainya. Maklumat-maklumat ini mungkin diperolehi dari laporan, , pemerhatian dan juga fakta-fakta yang dikemukakan oleh pencalon.
Lantikan
Setelah melalui proses pencalonan dan mendapat sokongan, maka urus setia yang bertanggungjawab seharusnya mengeluarkan surat lantikan, iaitu mengisytiharkan calon telah dicalonkan, dan mendapat sokongan untuk memegang sesuatu jawatan. Surat lantikan dikeluarkan dengan menyatakan:
Nama jawatan yang dilantik
Tempoh lantikan (tarikh mula dan tamat)
Syarat pengguguran jawatan
Aku Janji
Sijil Aku Janji diwujudkan adalah bukti calon bersetuju menerima lantikan dengan syarat-syarat yang ditetapkan. Tidak menandatangan Sijil Aku Janji juga membawa maksud tidak bersetuju memegang jawatan yang dilantik. Justeru jawatan tersebut akan ditawarkan kepada calon lain.
Watikah
Watikah adalah merupakan dokumen mengesahkan calon memegang jawatan yang ditawarkan dan ditandatangani oleh pendaftar jawatan yang berkaitan. Dokumen ini adalah bersifat opsyenal, kerana surat lantikan sudah memadai sebagai bukti perlantikan jawatan. Namun begitu amalan penyerahan watikah tetap dilakukan bagi pemegang-pemegang jawatan adat seperti pemegang sandang berjawatan, Wakil Perlimau, Ahli Lembaga Waris Amanah dan sebagainya. Watikah adalah merupakan unsur yang membawa kepada rasa keyakinan dan kebanggaan kepada sipenerima jawatan, justeru dipercayai dapat menimbulkan rasa harga diri dan komitmen menjalankan tanggungjawab.
Comments