APA PERLU AGENDA PERKARA BERBANGKIT DALAM SESUATU MESYUARAT

4 Dis 2019

Antara tujuan mesyuarat diadakan ialah untuk membuat penyeliaan (follow up dan follow through) kepada keputusan yang telah dibuat oleh mesyuarat terdahulu (sebelumnya). Dengan demikian segala isu atau perkara yang dikemukakan dalam mesyuarat yang memerlukan tindakan dapat diselesaikan atau sekurang-kurangnya menuju kejalan penyelesian, justeru membawa pengertian yang besar dan bermakna kewujudan sesebuah jawatankuasa dan kelangsungan organisasi. Kebiasaannya agenda perkara berbangkit, merupakan medan dimana ahli mesyuarat yang telah diberi tanggungjawab oleh mesyuarat untuk bertindak melaporkan tindakan atau perkembangan (progress) tindakan yang telah diambil.

Sekiranya ahli berkenaan tidak dapat memberi maklumat (atas sebab tidak hadir) atau gagal mengambil tindakan, perkara berkaitan akan dibawa ke mesyuarat yang akan datang. Jika pula perkara yang dilaporkan bersifat progress report, maka perkara berkaitan juga dibawa ke mesyuarat akan datang bagi menjelaskan status tindakan (perkembangan) yang telah diambil selanjutnya. Langkah ini berterusan sehinggalah isu yang menjadi ikutan tamat. Sesuatu mesyuarat harus mengutamakan agenda perkara berbangkit ini, kerana ia merupakan asas keberkesanan fungsi jawatnkuasa.

Di dalam sesebuah minit mesyuarat, indikator yang menunjukkan paragraph catatan perkara berbangkit ialah ia bersifat persoalan apakah tindakan selanjutnya untuk menyelesaikan isu atau perkara yang dibincangkan, dan kebiasaannya dicatatkan juga siapakah yang bertanggungjawab untuk bertindak. Paragraph yang bersifat makluman tidak termasuk dalam kelompok ini, justeru tidak perlu dibincangkan. Paragraph ini lazimnya ditulis - Mesyuarat mengambil maklum bahawa…

MEMBENTANG DAN MELULUSKAN MINIT MESYUARAT. PERLUKAH AGENDA INI?

1 Dis 2019

Membentang dan meluluskan minit mesyuarat, satu ungkapa yang wajib ada dalam senarai agenda sesuatu mesyuarat. Ungkapan ini mesti ada dalam mesyuarat kali kedua. Ramai yang tidak faham kenapa perlu adanya perkara ini, dan tidak kurang juga ramai yang salah faham mengenainya. Jika ini berlaku, maka mesyuarat berkemungkinan tersasar dari matlamatnya, justeru mengakibatkan tujuan mesyuarat tidak tercapai.

Membentang dan meluluskan minit mesyuarat adalah perkara kedua dalam agenda mesyuarat. Iaitu selepas sahaja agenda Ucapan Alu-aluan Pengerusi, maka mesyuarat akan beralih kepada agenda tersebut. Setiausaha akan membentang minit dan ahli-ahli akan meluluskannya (menerima) untuk dijadikan sebagai rujukan keputusan mesyuarat yang lalu dan memaklumkan maklumat-maklumat yang diterima oleh ahli-ahli di dalam mesyuarat tersebut. Persoalahnnya apakah yang nak disemak oleh ahli-ahli mesyuarat sebelum menyarankan supaya minit tersebut diluluskan. Yang perlu disemak ialah:

1. adakah semua keputusan yang dipersetujui dicatat

2. adakah terdapat perkara yang tidak dibincang dicatat (tokok tambah)

3. terdapatkah catatan yang dibuat tersasar dari keputusan

4. semua perkara yang dimaklum tercatat dalam minit

Jika ke empat-empat perkara di atas disemak dan didapati menepati barulah pembentangan minit dicadangkan supaya diluluskan (diterima). Jika didapati tidak tepat, maka ahli hendaklah meminta supaya catatan di minit dipinda. Maka akan terjadi dua kemungkinan catatan yang akan dilakukan oleh Setiausaha untuk pembentangan minit pada mesyuarat yang akan datang, iaitu:

1. Minit mesyuarat diterima sebulat suara, atau

2. Minit mesyuarat diterima dengan pindaan perkara-perkara berikut

Jika berlaku typo error (tersalah eja atau) atau kehadiran ahli tidak lengkap, maka pembetulan itu hendaklah pada kadar membisikkannya kepada Setiausaha atau dimaklumkan di luar mesyuarat. Tidaklah perlu perkara itu dimaklumkan di dalam mesyuarat. Tindakan sedemikian mengganggu kelicinan pelaksanaan mesyuarat.

PESERTA & JEMPUTAN PELANCARAN WEB GAYONG ADAT, YOUTUBE GAYONG MALAYSIA & DASAR AKU JANJI

30 Nov 2019

Majlis pelancaran Gayong Adat, YouTube Gayong Malaysia dan Dasar Aku Janji akan diadakan pada 21 Disember 2019 di Kuala Lumpur International Hotel (KLIH), Jalan Raja Muda, Kuala Lumpur. Majlis akan bermula pada jam 1400. Pakaian di majlis ialah d No. 2. Para peserta majlis ini adalah dalam kalangan pemegang Jawatan Utama Adat negeri dan pusat, Senarai jemputan adalah:

Jawatan Utama Adat Pusat

1. Waris Mutlak

2. Waris Amanah (6)

3. Timbalan Imam Khalifah Agong

4. Pengerusi Lembaga Beradat Kebangsaan

5. Pengerusi Majlis Gurulatih Kebangsaan

6. Pegawai Perlimau

Jawatan Utama Adat Negeri

1. Imam Khalifah

2. Timbalan Imam Khalifah

3. Kipas Emas

4. Khalifah Besar (4)

Para peserta dikenakan sumbangan RM 20.00 seorang bagi membantu membiayai pengendalian majlis. YBhg. Datuk Hj Mohd Haniff Hj Koslan Timbalan Imam Khalifah Agong akan bersama di majlis ini bagi merasmikan pelancaran laman web, youtube dan dasar Aku Janji.