top of page

MEMBENTANG DAN MELULUSKAN MINIT MESYUARAT. PERLUKAH AGENDA INI?

1 Dis 2019

Membentang dan meluluskan minit mesyuarat, satu ungkapa yang wajib ada dalam senarai agenda sesuatu mesyuarat. Ungkapan ini mesti ada dalam mesyuarat kali kedua. Ramai yang tidak faham kenapa perlu adanya perkara ini, dan tidak kurang juga ramai yang salah faham mengenainya. Jika ini berlaku, maka mesyuarat berkemungkinan tersasar dari matlamatnya, justeru mengakibatkan tujuan mesyuarat tidak tercapai.


Membentang dan meluluskan minit mesyuarat adalah perkara kedua dalam agenda mesyuarat. Iaitu selepas sahaja agenda Ucapan Alu-aluan Pengerusi, maka mesyuarat akan beralih kepada agenda tersebut. Setiausaha akan membentang minit dan ahli-ahli akan meluluskannya (menerima) untuk dijadikan sebagai rujukan keputusan mesyuarat yang lalu dan memaklumkan maklumat-maklumat yang diterima oleh ahli-ahli di dalam mesyuarat tersebut. Persoalahnnya apakah yang nak disemak oleh ahli-ahli mesyuarat sebelum menyarankan supaya minit tersebut diluluskan. Yang perlu disemak ialah:


  1. adakah semua keputusan yang dipersetujui dicatat

  2. adakah terdapat perkara yang tidak dibincang dicatat (tokok tambah)

  3. terdapatkah catatan yang dibuat tersasar dari keputusan

  4. semua perkara yang dimaklum tercatat dalam minit


Jika ke empat-empat perkara di atas disemak dan didapati menepati barulah pembentangan minit dicadangkan supaya diluluskan (diterima). Jika didapati tidak tepat, maka ahli hendaklah meminta supaya catatan di minit dipinda. Maka akan terjadi dua kemungkinan catatan yang akan dilakukan oleh Setiausaha untuk pembentangan minit pada mesyuarat yang akan datang, iaitu:


  1. Minit mesyuarat diterima sebulat suara, atau

  2. Minit mesyuarat diterima dengan pindaan perkara-perkara berikut


Jika berlaku typo error (tersalah eja atau) atau kehadiran ahli tidak lengkap, maka pembetulan itu hendaklah pada kadar membisikkannya kepada Setiausaha atau dimaklumkan di luar mesyuarat. Tidaklah perlu perkara itu dimaklumkan di dalam mesyuarat. Tindakan sedemikian mengganggu kelicinan pelaksanaan mesyuarat.

Comentarios


bottom of page