JANGAN BERMESYUARAT JIKA TIDAK BUAT CATATAN

18 Nov 2019

Menulis catatan mesyuarat adalah satu urusan yang sukar dilaksanakan oleh kebanyakan urus setia mesyuarat. Ia boleh disebabkan tidak ada ilmu,tidak ada kemahiran, tiada masa, rasa tidak penting, malas dan pelbagai lagi alasan. Walau apapun alasan, catatan atau dirujuk sebagai minit adalah merupakan perkara yang paling asas hasil dari sesuatu mesyuarat. Dalam dokumen inilah terkandungnya maklumat untuk makluman ahli dan keputusan yang dibuat atas persetujuan ahli. Perkara-perkara ini akan dijadikan sebagai rujukan di dalam mesyuarat seterusnya. Jika tindakikut (followup) dibuat atas makluman dan keputusan, maka barulah ahli yang bertanggungjawab dapat membentangkan perkembangan (progress) yang telah dicapai dannmesyuarat akan dapat merancang tindakan selanjutnya.

Kadangkala, malahan banyak kali berlaku mesyuarat terus menerus membincangkan isu yang sama seperti yang dibincangkan dalam mesyuarat yang lalu. Ini berlaku kerana terdapat ahli baru yang hadir, dan yang memburukkan lagi jika mesyuarat kali ke dua dipengerusikan oleh orang yang berbeza, dan dalam masa yang sama pula tidak ada catatan atau minit mesyuarat yang lalu dibentangkan. Mesyuarat berada dalam keadaan running on the spot (berlari setempat), peluh mencurah-curah tapi tak bergerak ke mana-mana.

Lembaga Beradat Kebangsaan menyeru supaya setiap mesyuarat yang dikendalikan jadikanlah perkara menyediakan catatan atau minit sebagai perkara wajib. Kandungan catatan hanya perlu menjawab perkara-perkara berikut untuk menyediakannya:

• Tajuk mesyuarat

• Tarikh

• Tempat dan masa

• Nama Pengerusi

• Senarai ahli yang hadir (dan yang tidak hadir)

• Perkara yang dimaklumkan

• Perkara yang diputuskan

Susahkah untuk menjawab soalan-soalan ini demi untuk melicinkan pengurusan organisasi? Urusannya mudah, cuma sikap sahaja yang menghalangnya. Tak pandai mengarang, mulalah mengarang. Segala permulaan bermula dari langkah yang pertama.

MENGENDALI SESUATU AKTIVITI MESTI DENGAN TERTIBNYA

18 Nov 2019

Mengendali sesuatu aktiviti atau program, walaupun sebuah mesyuarat, ia perlu dilaksanakan mengikut tertibnya. Jika tidak, ia akan mengundang isu dan tomahan, dan dalam masa yang sama terdedah juga kepada melakukan kesilapan yang tidak sepatutnya (unnecessary mistakes). Sesuatu perkara yang dilakukan dengan tergesa-gesa lazimnya banyak perkara terlepas pandang terjadi. Dalam zaman kemudahan komunikasi berada dihujung jari hari ini, maklumat sama ada yang betul atau yang tersilap amat cepat tersebar. Memburukkan keadaan lagi maklumat tersebar dengan berlakukannya olahan tokok tambah dan asam garam bagi menyedapkan ceritanya. Akhirnya andaian-andaian dilakukan berdasarkan kepada maklumat yang kurangpasti kebenaran dan kesahihannya. Justeru berlakulah konflik, pergeseran, salah faham dan pelbagai lagi. Lebih menyedihkan terjadinya keputusan dan hukuman atas orang-orang tertentu dan akhirnya berlakunya perpecahan.

Lembaga Beradat Kebangsaan berpandangan, dalam mengendali sebarang aktiviti ia perlu melalui due process (tertib). Pengelola mungkin tidak dapat mengawal insiden tersebar maklumat, tetapi Penganjur boleh mengawal sebaran maklumat yang betul. Caranya sesuatu aktiviti itu melalui tahap:

• Kertas Kerja

• Keputusan Dasar (oleh Jawatankuasa Kebangsaan/Negeri/Daerah)

• Penubuhan JK Pengelola

• Laksana

Dokumen kertas kerja mempunyai maklumat yang boleh menjelaskan perkara sebenar mengenai sesuatu aktiviti yang akan dianjurkan. Sesiapa sahaja yang membacanya tidak akan membuat andaian yang tersilap (atau mengurangkan andaian yang tersilap). Sesebuah kertas kerja hanya harus menjawap soalan-soalan berikut: Tajuk, Penyedia kertas kerja, Tujuan kertas, Matlamat aktiviti, Objektif aktiviti, Latar belakang (apa yang sedang berlaku), Asas pertimbangan (rasional), Cadangan dan Kesimpulan (penutup). Pada tajuk Cadangan hendaklah menjelaskan:

• Tarikh

• Tempat

• Kumpulan sasaran

• Jadual/Atur cara

• Jawatankuasa (Jawatankuasa Kerja dan skop tugas)

• Bajet (anggaran belanja dan sumber)

PENYAMPAIAN SANDANG & WATIKAH SELANGOR MENDAPAT PANDANGAN DARI PENGERUSI LEMBAGA BERADAT KEBANGSAAN

17 Nov 2019

Persiapan menganjurkan Majlis Penyampaian Sandang, Watikah Sanad dan Watikah Akademia Akademi Persilatan Sedunia (APS) oleh Lembaga Beradat Selangor hamper sampai ke kemuncaknya. Hanya tidak sampai seminggu sahaja lagi majlis akan diadakan (24 Nov 2019), pihak Jawatankuasa Pengelola telah meminta Tuan Haji Mohd Anuar Haji Abdul Hamid, Pengerusi LBK untuk meneliti dan menyemak langkah-langkah persediaan yang telah diambil oleh semua Jawatankuasa Kerja. Perbincangan telah diadakan pada 16 Nov 2019. Penilaian Tuan Haji Anuar ialah kerja yang sedang dikendalikan ialah pada tahap 70%, dan dalam tempoh yang ada, tindakan-tindakan yang diambil adalah pada kategori do or die. Justeru pada peringkat ini tindakan selanjutnya tiada lagi berdasarkan agak-agak atau cuba dahulu. Pilihan yang dibuat mesti pada tahap right the first time. Semua ahli yang terlibat mengetahui apa yang sedang berlaku, maklumat dikongsi bersama supaya dapat mewujudkan semangat berkerja secara berpasukan. Everybody is a team player.

Pesan Tuan Haji Anuar lagi, kita tidak akan dapat kesempurnaan 100%, tetapi kita berusaha menuju ke arah tersebut. Rancangan yang dibuat hendaklah secara terperinci dan teliti. Pada hari pelaksanaan, sikap kerja hendaklah atas semangat damage control, iaitu jika berlaku sesuatu kesilapan atau kekurangan maka ahli jawatankuasa yang terjebak dengan isu hendaklah segera menyelesaikannya tanpa perlu menuding jari kepada sesiapa.

-semoga semuanya berjalan lancar -