MUKADDIMAH
Assalamualaikum wbt.
Peraturan-peraturan adat ini ditulis semula bagi melengkapkan perkara yang tidak dibincangkan dalam peratuan yang telah disediakan pada tahun tahun 2013 ketika Perlembagaan Pertubuhan Silat Seni Gayong Malaysia diterbitkan apabila dikehendaki Pertubuhan didaftarkan kepada Pesuruhjaya Sukan. Oleh kerana di dalam dokumen tersebut menyebut perkara adat khususnya dalam Fasal 27-30, maka pihak berkenaan telah meminta supaya dokumen Peraturan Kecil Adat turut disediakan bagi melengkapkan dokumen-dokumen dalam menguruskan Pertubuhan sebagai sebuah badan yang berdaftar kepada Pesuruhjaya Sukan.
Peraturan Kecil Adat yang disediakan adalah bersifat sebagai panduan kasar dengan hanya bermatlamatkan untuk mendapat kelulusan pendaftaran. Justeru penulisan hal adat yang dimuatkan tidak bersifat komprehensif dan terpeinci, dan dengan demikian terdapat perkara yang dimuatkan tidak konsisten dengan pemahaman dan terjemahan adat sebenar seperti yang diasaskan dalam susur galur sejarah pengajaran dan pewarisannya yang diwasiatkan oleh Allahyarham Dato’ Meor Rahman Hashim.
Namun begitu penulisan Peraturan ini belummlagi dibentangkan kepada Lembaga Waris Amanah dan Waris Mutlak untuk mendapat pandangan dan seterusnya pengiktirafan. Sebagai asas rujukan, penulisan ini boleh memberi panduan kepada perkara-perkara asas adat kerana sebahagian besar dari kandungan perbincangan adalah dasar-dasar yang sedang berkuatkuasa, Cuma dipersembahkan dalam bentuk yang lebih tersusun dengan ditokok tambah butirannya.
Sekian. Terima kasih
BERITA
18 Nov 2019
Menulis catatan mesyuarat adalah satu urusan yang sukar dilaksanakan oleh kebanyakan urus setia mesyuarat. Ia boleh disebabkan tidak ada ilmu,tidak ada kemahiran, tiada masa, rasa tidak penting, malas dan pelbagai lagi alasan. Walau apapun alasan, catatan atau dirujuk sebagai minit adalah merupakan perkara yang paling asas hasil dari sesuatu mesyuarat. Dalam dokumen inilah terkandungnya maklumat untuk makluman ahli dan keputusan yang dibuat atas persetujuan ahli. Perkara-perkara ini akan dijadikan sebagai rujukan di dalam mesyuarat seterusnya. Jika tindakikut (followup) dibuat atas makluman dan keputusan, maka barulah ahli yang bertanggungjawab dapat membentangkan perkembangan (progress) yang telah dicapai dannmesyuarat akan dapat merancang tindakan selanjutnya.
Kadangkala, malahan banyak kali berlaku mesyuarat terus menerus membincangkan isu yang sama seperti yang dibincangkan dalam mesyuarat yang lalu. Ini berlaku kerana terdapat ahli baru yang hadir, dan yang memburukkan lagi jika mesyuarat kali ke dua dipengerusikan oleh orang yang berbeza, dan dalam masa yang sama pula tidak ada catatan atau minit mesyuarat yang lalu dibentangkan. Mesyuarat berada dalam keadaan running on the spot (berlari setempat), peluh mencurah-curah tapi tak bergerak ke mana-mana.
Lembaga Beradat Kebangsaan menyeru supaya setiap mesyuarat yang dikendalikan jadikanlah perkara menyediakan catatan atau minit sebagai perkara wajib. Kandungan catatan hanya perlu menjawab perkara-perkara berikut untuk menyediakannya:
Tajuk mesyuarat
Tarikh
Tempat dan masa
Nama Pengerusi
Senarai ahli yang hadir (dan yang tidak hadir)
Perkara yang dimaklumkan
Perkara yang diputuskan
Susahkah untuk menjawab soalan-soalan ini demi untuk melicinkan pengurusan organisasi? Urusannya mudah, cuma sikap sahaja yang menghalangnya. Tak pandai mengarang, mulalah mengarang. Segala permulaan bermula dari langkah yang pertama.
18 Nov 2019
Mengendali sesuatu aktiviti atau program, walaupun sebuah mesyuarat, ia perlu dilaksanakan mengikut tertibnya. Jika tidak, ia akan mengundang isu dan tomahan, dan dalam masa yang sama terdedah juga kepada melakukan kesilapan yang tidak sepatutnya (unnecessary mistakes). Sesuatu perkara yang dilakukan dengan tergesa-gesa lazimnya banyak perkara terlepas pandang terjadi. Dalam zaman kemudahan komunikasi berada dihujung jari hari ini, maklumat sama ada yang betul atau yang tersilap amat cepat tersebar. Memburukkan keadaan lagi maklumat tersebar dengan berlakukannya olahan tokok tambah dan asam garam bagi menyedapkan ceritanya. Akhirnya andaian-andaian dilakukan berdasarkan kepada maklumat yang kurangpasti kebenaran dan kesahihannya. Justeru berlakulah konflik, pergeseran, salah faham dan pelbagai lagi. Lebih menyedihkan terjadinya keputusan dan hukuman atas orang-orang tertentu dan akhirnya berlakunya perpecahan.
Lembaga Beradat Kebangsaan berpandangan, dalam mengendali sebarang aktiviti ia perlu melalui due process (tertib). Pengelola mungkin tidak dapat mengawal insiden tersebar maklumat, tetapi Penganjur boleh mengawal sebaran maklumat yang betul. Caranya sesuatu aktiviti itu melalui tahap:
Kertas Kerja
Keputusan Dasar (oleh Jawatankuasa Kebangsaan/Negeri/Daerah)
Penubuhan JK Pengelola
Laksana
Dokumen kertas kerja mempunyai maklumat yang boleh menjelaskan perkara sebenar mengenai sesuatu aktiviti yang akan dianjurkan. Sesiapa sahaja yang membacanya tidak akan membuat andaian yang tersilap (atau mengurangkan andaian yang tersilap). Sesebuah kertas kerja hanya harus menjawap soalan-soalan berikut: Tajuk, Penyedia kertas kerja, Tujuan kertas, Matlamat aktiviti, Objektif aktiviti, Latar belakang (apa yang sedang berlaku), Asas pertimbangan (rasional), Cadangan dan Kesimpulan (penutup). Pada tajuk Cadangan hendaklah menjelaskan:
Tarikh
Tempat
Kumpulan sasaran
Jadual/Atur cara
Jawatankuasa (Jawatankuasa Kerja dan skop tugas)
Bajet (anggaran belanja dan sumber)