BUKAN PENGERUSI YANG MEMBUAT KEPUTUSAN MESYUARAT

6 Jan 2020

Tanpa disedari ramai yang berpendapat bahawa keputusan sesuatu mesyuarat ditetapkan oleh Pengerusi. Pengerusi bertanggungjawab dan memikul beban hasil ketetapan yang dicapai. Ini adalah satu pegangan pengurusan yang tidak tepat. Keputusan sesuatu mesyuarat ialah tanggungjawab semua ahli mesyuarat. Pengerusi hanyalah pengendali mesyuarat untuk memastikan supaya keputusan dapat dibuat dan tindakan seterusnya boleh diambil. Untuk menentukan mesyuarat berjalan dengan baik, maka dalam hal ini Pengerusi perlu antara lainnya mempunyai kemahiran mengawal, memotivasi, menganalisa, membuat rumusan dan berkomunikasi. Pengerusi boleh dan mempunyai hak mengundi dalam membuat keputusan seperti ahli-ahli mesyuarat yang lain.

Setelah Pengerusi merumuskan pandangan ahli-ahli mesyuarat, maka ketetapan yang dicapai dirakamkan dalam minit sebagai Mesyuarat bersetuju….. atau Mesyuarat menerima pandangan….. atau Mesyuarat membuat ketetapan…. dan sebagainya. Sekiranya sesuatu perkara itu bersifat makluman, maka kenyataan di dalam mint disebut sebagai Mesyuarat mengambil maklum….

Keputusan yang dibuat tidak tepat jika dirakamkan atas nama seorang ahli (yang memberi cadangan) mahupun Pengerusi, kerana isu yang dibahaskan dibincang dan dipersetujui rumusannya oleh semua. Jika ada yang menentang, maka undian dilakukan. Sokongan majoriti akan diterima sebagai keputusan, dan keputusan tersebut adalah tangungjawab semua ahli yang terlibat (hadir) di rmesyuarat.

Dalam situasi begini, maka tidak timbul isu Pengerusi yang membuat keputusan. LBK dengan ini mengingatkan kepada para pencatat dan penulis mint (Setiausaha) di mana-mana peringkat pengurusan, diingatkan adalah tidak tepat jika kenyataan di minit merakamkan nama individu atau Pengerusi sebagai pemberi cadangan atau pembuat keputusan. Untuk itu ayat-ayat di dalam catatan mesyuarat harus bermula dengan:

• Mesyuarat bersetuju…..

• Mesyuarat menerima pandangan…..

• Mesyuarat membuat ketetapan….

• Mesyuarat mengambil maklum…. atau

• Lain-lain kenyataan yang membawa maksud bahawa ahli-ahli mesyuarat yang menentukan sesuatu urusan

APA BEZA JAWATAN TIMBALAN PENGERUSI DENGAN NAIB PENGERUSI

5 Jan 2020

Dalam hirarki susunan jawatan sesebuah struktur jawatankuasa, ramai yang tidak memahami perbezaan fungsi Timbalan (Deputy) dengan fungsi Naib (Vice). Memburukkan lagi keadaan ialah kesilapan ini juga terakam dalam dokumen Perlembagaan Pertubuhan/Persatuan. Kebanyakkannya membuat tafsiran bahawa jika sesebuah Pertubuhan itu berada pada peringkat kebangsaan maka jawatan selepas Pengerusi atau Yang Dipertua ialah Timbalan, dan jika pula jawatan itu pada peringkat negeri atau daerah ianya dinamakan sebagai Naib. Tidak kurang juga ada pihak yang mentafsirkannya bergantung kepada saiz organisasi. Jika organisasi kecil, jawatan itu dirujuk sebagai Naib, dan jika besar dirujuk sebagai Timbalan.

LBK ingin mengingatkan bahawa jawatan Timbalan ialah jawatan nombor dua dalam sesebuah organisasi. Seorang Timbalan akan mengambil alih secara menyeluruh untuk mengendali organisasi jika Pengerusi tidak dapat menjalankan tugas. Ini termasuk dalam mengendali mesyuarat. Namun begitu seorang Naib mempunyai fungsi (portfolio) khusus dalam sesebuah organisasi seperti Kewangan, Pembangunan, Pentadbiran dan lain-lain. Jawatan ini adalah jawatan hirarki nombor tiga, ke empat atau berapa sahaja yang ditetapkan oleh organisasi. Dengan tafsiran ini, jawatan kedua dalam organisasi walau pada peringkat mana atau besar mana sesebuah organisasi ia dirujuk sebagai Timbalan bukan Naib

LAPORAN KEWANGAN PENGURUSAN LBK 2019

4 Jan 2020

Sepanjang tahun 2019 (sehingga 31 Dis), perbelanjaan mengurus LBK ialah berjumlah RM 10,070.96. Perbelanjaan yang dibuat adalah atas perkara-perkara berikut:

1. Serahan duit adat kepda Waris Mutlak RM 1,430.00

2. Pengurusan Watiqah Sanad (LBN Selangor) RM 2,325.00

3. Pakej acara di hotel (Tanera dan KLIH) RM 5,281.00

4. Fotostat dokumen (minit, kertas kerja dll) RM 167.65

5. Pembangunan web gayongadat.com RM 370.61

6. Cetak sijil adat RM 1,497.00

Sumber pembiayaan perbelanjaan perkara-perkara yang dinyatakan di atas adalah dari:

1. Sumbangan sijil Seminar Adat KL RM 142.50

2. Sumbangan Kursus Pegawai Adat LBK RM 65.22

3. Jualan Buku Panduan Adat Istiadat RM 20.00

4. Peruntukan Acara Watikah Sanad Selangor dari LBN RM 2,755.00

5. Sumbangan dan yuran Pelancaran Web RM 341.00

6. Pendahuluan Pengerusi LBK RM 7,315.96

Walaupun dana LBK terbatas (RM 3323.72), terutamanya kerana tabungannya hanya baru bermula, namun beberapa perkara asas perlu dilaksanakan dan ia membabitkan kos. Untuk itu Pengerusi LBK telah mendahulukan peruntukan peribadinya sebanyak RM 7315.96 (sehingga pada 31 Dis 2019) bagi memastikan supaya LBK dapat digerakkan bagi memberi perkhidmatan yang meyakinkan semua pihak yang terbabit.

Pihak LBK tidak merancang untuk meminta sedekah dari mana-mana pihak, namun tidak menghalang jika ada pihak yang berbesar hati untuk menghulurkan bantuan, dan dalam masa yang sama mengharapkan semua murid dan gurulatih menyokong dan mempermudahkan aliran sumbangan dana yang sememangnya hak adat seperti Yuran Perlimau, Penjualan Sijil-sijil Adat, penjualan Peraturan/Buku Adat dan, sumbangan ehsan crowd funding (sumbangan ramai). Sebaiknya dana-dana ini disalurkan terus kepada akaun Tabung Adat tanpa perlu diserahkan kepada orang tengah. Semua transaksi penerimaan dana akan dinyatakan dalam web gayong adat.com di tajuk laman (page) Kewangan.