KURSUS PEGAWAI ADAT NEGERI

7 Jan 2020

Sepertimana yang dimaklumi bahawa LBK telah melaksanakan Kursus Pegawai Adat Negeri peringkat I pada 2 Nov 2019. Modul kursus yang disediakan menyentuh tajuk-tajuk berikut:

1. Struktur dan fungsi badan adat

2. kod pakaian (dress code)

3. Sistem dan fungsi sandang

4. acara-acara adat

5. adat gelanggang dan majlis

Kursus pada peringkat 1 telah membincangkan 3 tajuk yang (I, ii dan iii) seperti yang disenaraikan. Pihak LBK telah menetapkan kursus peringkat 2 pada 1 Feb. 2020 jam 1000-1600 di Taman Melawati. Maka dimaklumkan supaya semua peserta yang telah mengikuti kursus peringkat 1 untuk menghadiri kursus peringkat 2 bagi menamatkan pengajian masing-masing. Sijil tamat kursus akan disampaikan pada hari tersebut.

Dalam usaha untuk memastikan supaya setiap negeri mempunayi Pegawai Adat Negeri masing-masing, ditawarkan kepada negeri-negeri tersebut untuk menghantar menghantar calon (seorang). Namun calon-calon ini perlu melengkapkan modul kursus dengan mengikuti kursus yang akan diaturkan untuk melengkapkan perbincangan tajuk-tajuk yang tidak dibincang pada kursus peringkat 2 nanti. Tawaran adalah kepada negeri-negeri berikut:

1. Perlis

2. Kedah

3. Pulau Pinang

4. Johor

5. Negeri Sembilan

6. Terengganu

7. Sabah

8. Sarawak

BUKAN PENGERUSI YANG MEMBUAT KEPUTUSAN MESYUARAT

6 Jan 2020

Tanpa disedari ramai yang berpendapat bahawa keputusan sesuatu mesyuarat ditetapkan oleh Pengerusi. Pengerusi bertanggungjawab dan memikul beban hasil ketetapan yang dicapai. Ini adalah satu pegangan pengurusan yang tidak tepat. Keputusan sesuatu mesyuarat ialah tanggungjawab semua ahli mesyuarat. Pengerusi hanyalah pengendali mesyuarat untuk memastikan supaya keputusan dapat dibuat dan tindakan seterusnya boleh diambil. Untuk menentukan mesyuarat berjalan dengan baik, maka dalam hal ini Pengerusi perlu antara lainnya mempunyai kemahiran mengawal, memotivasi, menganalisa, membuat rumusan dan berkomunikasi. Pengerusi boleh dan mempunyai hak mengundi dalam membuat keputusan seperti ahli-ahli mesyuarat yang lain.

Setelah Pengerusi merumuskan pandangan ahli-ahli mesyuarat, maka ketetapan yang dicapai dirakamkan dalam minit sebagai Mesyuarat bersetuju….. atau Mesyuarat menerima pandangan….. atau Mesyuarat membuat ketetapan…. dan sebagainya. Sekiranya sesuatu perkara itu bersifat makluman, maka kenyataan di dalam mint disebut sebagai Mesyuarat mengambil maklum….

Keputusan yang dibuat tidak tepat jika dirakamkan atas nama seorang ahli (yang memberi cadangan) mahupun Pengerusi, kerana isu yang dibahaskan dibincang dan dipersetujui rumusannya oleh semua. Jika ada yang menentang, maka undian dilakukan. Sokongan majoriti akan diterima sebagai keputusan, dan keputusan tersebut adalah tangungjawab semua ahli yang terlibat (hadir) di rmesyuarat.

Dalam situasi begini, maka tidak timbul isu Pengerusi yang membuat keputusan. LBK dengan ini mengingatkan kepada para pencatat dan penulis mint (Setiausaha) di mana-mana peringkat pengurusan, diingatkan adalah tidak tepat jika kenyataan di minit merakamkan nama individu atau Pengerusi sebagai pemberi cadangan atau pembuat keputusan. Untuk itu ayat-ayat di dalam catatan mesyuarat harus bermula dengan:

• Mesyuarat bersetuju…..

• Mesyuarat menerima pandangan…..

• Mesyuarat membuat ketetapan….

• Mesyuarat mengambil maklum…. atau

• Lain-lain kenyataan yang membawa maksud bahawa ahli-ahli mesyuarat yang menentukan sesuatu urusan

APA BEZA JAWATAN TIMBALAN PENGERUSI DENGAN NAIB PENGERUSI

5 Jan 2020

Dalam hirarki susunan jawatan sesebuah struktur jawatankuasa, ramai yang tidak memahami perbezaan fungsi Timbalan (Deputy) dengan fungsi Naib (Vice). Memburukkan lagi keadaan ialah kesilapan ini juga terakam dalam dokumen Perlembagaan Pertubuhan/Persatuan. Kebanyakkannya membuat tafsiran bahawa jika sesebuah Pertubuhan itu berada pada peringkat kebangsaan maka jawatan selepas Pengerusi atau Yang Dipertua ialah Timbalan, dan jika pula jawatan itu pada peringkat negeri atau daerah ianya dinamakan sebagai Naib. Tidak kurang juga ada pihak yang mentafsirkannya bergantung kepada saiz organisasi. Jika organisasi kecil, jawatan itu dirujuk sebagai Naib, dan jika besar dirujuk sebagai Timbalan.

LBK ingin mengingatkan bahawa jawatan Timbalan ialah jawatan nombor dua dalam sesebuah organisasi. Seorang Timbalan akan mengambil alih secara menyeluruh untuk mengendali organisasi jika Pengerusi tidak dapat menjalankan tugas. Ini termasuk dalam mengendali mesyuarat. Namun begitu seorang Naib mempunyai fungsi (portfolio) khusus dalam sesebuah organisasi seperti Kewangan, Pembangunan, Pentadbiran dan lain-lain. Jawatan ini adalah jawatan hirarki nombor tiga, ke empat atau berapa sahaja yang ditetapkan oleh organisasi. Dengan tafsiran ini, jawatan kedua dalam organisasi walau pada peringkat mana atau besar mana sesebuah organisasi ia dirujuk sebagai Timbalan bukan Naib