6 Jan 2020
Tanpa disedari ramai yang berpendapat bahawa keputusan sesuatu mesyuarat ditetapkan oleh Pengerusi. Pengerusi bertanggungjawab dan memikul beban hasil ketetapan yang dicapai. Ini adalah satu pegangan pengurusan yang tidak tepat. Keputusan sesuatu mesyuarat ialah tanggungjawab semua ahli mesyuarat. Pengerusi hanyalah pengendali mesyuarat untuk memastikan supaya keputusan dapat dibuat dan tindakan seterusnya boleh diambil. Untuk menentukan mesyuarat berjalan dengan baik, maka dalam hal ini Pengerusi perlu antara lainnya mempunyai kemahiran mengawal, memotivasi, menganalisa, membuat rumusan dan berkomunikasi. Pengerusi boleh dan mempunyai hak mengundi dalam membuat keputusan seperti ahli-ahli mesyuarat yang lain.
Setelah Pengerusi merumuskan pandangan ahli-ahli mesyuarat, maka ketetapan yang dicapai dirakamkan dalam minit sebagai Mesyuarat bersetuju….. atau Mesyuarat menerima pandangan….. atau Mesyuarat membuat ketetapan…. dan sebagainya. Sekiranya sesuatu perkara itu bersifat makluman, maka kenyataan di dalam mint disebut sebagai Mesyuarat mengambil maklum….
Keputusan yang dibuat tidak tepat jika dirakamkan atas nama seorang ahli (yang memberi cadangan) mahupun Pengerusi, kerana isu yang dibahaskan dibincang dan dipersetujui rumusannya oleh semua. Jika ada yang menentang, maka undian dilakukan. Sokongan majoriti akan diterima sebagai keputusan, dan keputusan tersebut adalah tangungjawab semua ahli yang terlibat (hadir) di rmesyuarat.
Dalam situasi begini, maka tidak timbul isu Pengerusi yang membuat keputusan. LBK dengan ini mengingatkan kepada para pencatat dan penulis mint (Setiausaha) di mana-mana peringkat pengurusan, diingatkan adalah tidak tepat jika kenyataan di minit merakamkan nama individu atau Pengerusi sebagai pemberi cadangan atau pembuat keputusan. Untuk itu ayat-ayat di dalam catatan mesyuarat harus bermula dengan:
Mesyuarat bersetuju…..
Mesyuarat menerima pandangan…..
Mesyuarat membuat ketetapan….
Mesyuarat mengambil maklum…. atau
Lain-lain kenyataan yang membawa maksud bahawa ahli-ahli mesyuarat yang menentukan sesuatu urusan