SELARASKAN SURAT LANTIKAN JAWATAN-JAWATAN ADAT

6 Dis 2019

Berikutan dengan dasar pengenalan tempuh perkhidmatan jawatan-jawatan adat dan juga pengeluaran Sijil Aku Janji maka pengurusan Lembaga Beradat Kebangsaan dan Lembaga Beradat Negeri diminta untuk mempunyai rekod-rekod perlantikan jawatan yang mempunyai maklumat-maklumat berikut:

1. nama pemegang jawatan

2. tarikh jawatan berkuatkuasa

3. tarikh tamat tempoh jawatan
   

Maklumat-maklumat ini akan memudahkan urusan penyeliaan (monitoring) penamatan dan perlantikan seterusnya dan juga pengeluaran Sijil Aku Janji bagi pengesahan calon menerima jawatan. Bagi jawatan-jawatan utama adat yang berada di negeri (Imama Khalifah, Timbalan Imam Khalifah, Kipas Emas dan Khalifah Besar), pihak LBN hendaklah memaklumkan sebarang perlantikan atau penamatan jawatan kepada pengurusan LBK untuk tindakan perkara-perkara yang dinyatakan. Surat lantikan hendaklah mengikut format dan kandungan berikut: FORMAT:

PROSIDUR LANTIKAN MEMEGANG JAWATAN ADAT

5 Dis 2019

Bagi mengemaskinikan lantikan ke jawatan adat, semua pemegang jawatan akan menerima 2 (dua) dokumen asas sebagai rujukan. Dokumen-dokumen ini ialah surat lantikan dan dokumen Aku Janji. Sebaik sahaja seseorang itu ditunjuk untuk memgang jawatan, maka surat lantikan akan dikeluarkan dengan menyatakan perkara-perkara berikut:

1. tarikh bermula dan tamat tempuh

2. proses perlantikan semula atau menyambung perkhidmatan

Seseorang yang ditawarkan lantikan dikehendaki menyatakan persetujuannya dengan menanda tangan sijil Aku Janji. Sijil berkenaan menjelaskan 10 (sepuluh) perkara asas untuk dipatuhi oleh seseorang penjawat jawatan adat yang jika disabit boleh menyebabkan jawatan yang disandang akan ditamatkan. Setiap jawatan yang disandang dikehendaki mempunyai kedua-dua dokumen ini sebagai pengesahan menjalankan perkhidmatan.

Semua jawatan utama pada peringkat kebangsaan dan negeri akan disokong dengan dokumen yang dikeluarkan oleh Lembaga Beradat Kebangsaan. Jawatan-jawatan ini termasuklah jawatan-jawatan berikut:

1. Imam Khalifah Agong

2. Timbalan Imam Khalifah Agong

3. Imam Khalifah Negeri

4. Timbalan Imam Khalifah Negeri

5. Kipas Emas Kebangsaan

6. Kipas Emas Negeri

7. Khalifah Besar

8. Pengerusi dan ahli jawatankuasa Lembaga Beradat Kebangsaan

9. Pengerusi dan ahli jawatankuasa Majlis Gurulatih Kebangsaan

10. Pengerusi Lembaga Beradat Negeri

11. Pengerusi Majlis Gurulatih Negeri
    

Manakala jawatan-jawatan adat negeri akan disokong dengan dokumen yang dikeluarkan oleh Lembaga Beradat Negeri. Jawatan-jawatan ini termasuklah jawatan-jawatan berikut:

1. Ahli-ahli jawatankuasa Lembaga Beradat Negeri

2. Ahli-ahli jawatankuasa Majlis Gurulatih Negeri

3. Khalifah Kanan sehingga ke Khalifah Muda

Sijil Aku Janji tamat dirujuk kepada surat lantikan ke jawatan seseorang yang memegang jawatan berkaitan. Jika seseorang itu dilantik untuk menyambung perkhidmatnya, maka sebuah surat lantikan baru akan dikeluarkan bersama dengan sijil Aku Janjinya. Lembaga Beradat Kebangsaan dan Lembaga Beradat Negeri bertanggungjawa menyelia, mengawal dan melaksana dasar ini.

APA PERLU AGENDA PERKARA BERBANGKIT DALAM SESUATU MESYUARAT

4 Dis 2019

Antara tujuan mesyuarat diadakan ialah untuk membuat penyeliaan (follow up dan follow through) kepada keputusan yang telah dibuat oleh mesyuarat terdahulu (sebelumnya). Dengan demikian segala isu atau perkara yang dikemukakan dalam mesyuarat yang memerlukan tindakan dapat diselesaikan atau sekurang-kurangnya menuju kejalan penyelesian, justeru membawa pengertian yang besar dan bermakna kewujudan sesebuah jawatankuasa dan kelangsungan organisasi. Kebiasaannya agenda perkara berbangkit, merupakan medan dimana ahli mesyuarat yang telah diberi tanggungjawab oleh mesyuarat untuk bertindak melaporkan tindakan atau perkembangan (progress) tindakan yang telah diambil.

Sekiranya ahli berkenaan tidak dapat memberi maklumat (atas sebab tidak hadir) atau gagal mengambil tindakan, perkara berkaitan akan dibawa ke mesyuarat yang akan datang. Jika pula perkara yang dilaporkan bersifat progress report, maka perkara berkaitan juga dibawa ke mesyuarat akan datang bagi menjelaskan status tindakan (perkembangan) yang telah diambil selanjutnya. Langkah ini berterusan sehinggalah isu yang menjadi ikutan tamat. Sesuatu mesyuarat harus mengutamakan agenda perkara berbangkit ini, kerana ia merupakan asas keberkesanan fungsi jawatnkuasa.

Di dalam sesebuah minit mesyuarat, indikator yang menunjukkan paragraph catatan perkara berbangkit ialah ia bersifat persoalan apakah tindakan selanjutnya untuk menyelesaikan isu atau perkara yang dibincangkan, dan kebiasaannya dicatatkan juga siapakah yang bertanggungjawab untuk bertindak. Paragraph yang bersifat makluman tidak termasuk dalam kelompok ini, justeru tidak perlu dibincangkan. Paragraph ini lazimnya ditulis - Mesyuarat mengambil maklum bahawa…