26 Dis 2019
Letterhead yang di established oleh sesuatu organisasi adalah merupakan lambang dan jati dirinya. Mana-mana pihak tidak boleh mengguna Letterhead yang sudah didaftarkan itu untuk sebab-sebab lain. Jika ada jabatan atau unit dibawah organisasi berkenaan pun dilarang untuk menggunakannya. Jika terdapat keperluan hubungan dalaman, maka hendaklah jabatan atau unit mengguna edaran berstatus MEMO. Apabila perlunya hubungan luar dibuat, maka jabatan atau unit terpaksa meminta SUA mengeluarkan surat kerana berkenaan mengguna letterhead rasmi.
Perkara yang diterangkan di atas sudah menjadi perkara yang difahami dan protokol amalan semua pentadbir yang pernah menguruskan sebuah pertubuhan atau gerakan NGO, malahan ia juga adalah protokol dalam organisasi kerajaan. Semua dokumen hubungan Lembaga Beradat Kebangsaan adalah berstatuskan MEMO DALAMAN, kerana ia dikeluarkan untuk tujuan menyampaikan maklumat kepada badan pengurusan dalaman. Tidak ada pun surat yang dikeluarkan oleh Lembaga yang ditujukan kepada badan luar sama ada kepada agensi kerajaan mahupun NGO.
Surat yang dikeluarkan oleh Lembaga hanyalah berkisar dalam kalangan pengurus-pengurus adat pusat dan negeri, iaitu yang berada dalam rumah Silat Seni Gayong Malaysia. Dalam membina jati diri pengurusan hal adat, maka MEMOnya dihiasi dengan desain dan grafik tersendiri, supaya memudahkan penerima mengenal pasti surat itu dari mana sumbernya.